《创业家》作者的观点纯属个人观点。
尽管领导者可以使用许多方法来有效地管理他们的电子邮件，但是一个一致的、深思熟虑的过程是系统化和回复电子邮件的最有效的方法，也是有效领导者管理的一个步骤。
我和首席执行官们一起工作了20年，几乎每个首席执行官都要处理大量的电子邮件，并为如何有效地管理它们而苦苦挣扎。在我对1000多名ceo和企业主进行的一项调查中，93%的人表示他们很难管理电子邮件。根据我作为CEO experience网站创始人的经历，以及与大大小小的企业CEO共事的经历，我发现有效的邮件管理意味着良好的整体管理。
在当今世界，电子邮件是领导者有效沟通的重要工具。不幸的是，许多领导者要么忽视了他们的电子邮件通信，要么缺乏有效的管理收件箱的方法。
在商业中，开始和停止是成功的关键。商业上的许多事情都是按年划分的。企业财务通常以一个营业年度为单位进行划分。许多首席执行官在处理电子邮件时犯的一个主要错误是，从来没有把它们按业务年度划分。他们继续让他们的电子邮件年复一年地积累。当你把你的电子邮件按日历年划分时，领导者可以在他们的电子邮件收件箱中有一个开始和结束。每一个新的日历年都会让你的电子邮件归零。
例如，如果你的业务日历年在9月结束，你应该存档去年的电子邮件，并为新的业务年度创建一个新的主文件夹。有效的电子邮件管理始于了解你的电子邮件信息的起始点和结束点。
有效管理邮件的一个重要步骤是将邮件组织到文件夹中。文件夹允许领导者对可能需要反复处理的重点领域进行分类。应该为组织中的关键主题和关键人物创建文件夹。领导者越能识别他们的文件夹，就越能更好地管理他们的电子邮件。
每个企业，无论规模大小，都要处理与战略和愿景相关的问题：会计和财务、销售和营销、人力资源、运营、客户、个人领导力和问题、王国影响、团队发展和文化。当领导者知道在哪里归档他们的电子邮件时，电子邮件就会变得更容易管理。许多电子邮件留在收件箱里，因为领导没有地方归档电子邮件。
一旦你的主文件夹被创建，创建子文件夹来更好地组织你的邮件的任务就应该被创建了。例如，您可能希望在人力资源文件夹下为公司中的每个员工创建一个子文件夹。这将使您能够保留员工的关键信息，以便于搜索和查找。子文件夹对于良好的邮件管理是必不可少的。
只保留对将来考虑或记录有用的电子邮件。不要忘记，您发送的文件夹也是一个文档文件夹，其中包含可以在需要时搜索的信息。
我使用的一个例子是为了归档而复制或盲目复制自己发送的电子邮件。
伟大的领导是始终如一的领导。当领导者反复做任务时，当任务完成得很好时，他们就会发现成功。在电子邮件通信中有很多重复。首席执行官将他们写的电子邮件作为以后电子邮件的模板，可以节省自己数小时的工作时间，并实践良好的管理。
快速整理收件箱中的邮件的一种方法是标记它们以便将来进行后续处理。你可以用标记给邮件标上颜色，或者把邮件归档，提醒你以后再处理邮件。
根据我管理大量邮件的经验，我用以下四种方式处理每封邮件：可以删除的无关紧要的邮件；仅供参考或理解电子邮件，应该阅读然后删除；需要稍后处理的邮件；以及需要立即处理的紧急和及时的邮件。
第三类邮件（180度大转弯）是那些需要处理的邮件，通常会被遗忘，除非标记为稍后的日期。
积极管理邮件可以减轻压力，提高领导的工作效率。在日历上安排好阅读邮件的时间是很有帮助的。例如，一个领导可以在9点、11点、2点和5点安排15分钟来检查电子邮件并适当地回复。作为领导者，你建立的习惯和行为越一致，你的效率就越高。
我共事过的一位政府高级管理人员在政府工作的20年里，有效地将自己的电子邮件收件箱减为零。她说：“有效的电子邮件管理将减轻压力，提高绩效，并帮助领导者在领导的各个领域赢得信誉。”
虽然有效的电子邮件管理可能不是商业成功和良好管理的唯一关键，但它是许多行政领导花费时间和精力的重要组成部分。
电子邮件是当今职场中每一份工作和任务的组成部分。管理好电子邮件并及时回复可以决定生意的成败。当领导者了解如何有效地将电子邮件作为一种工具而不是将其视为一种负担时，他们就会从仅仅回复电子邮件转变为将其作为他们工作的业务中必不可少的技术方面之一。
